AcademiaProgramas de capacitacion en una empresa: cuáles son, cómo gestionarlos y qué tecnologías emplear - NC Tech

Hay cambios que son necesarios en cada compañía y deben ser asumidos con control y responsabilidad. De allí la necesidad de aplicar programas de capacitación en una empresa que busca reforzar e innovar conocimientos en su plantilla de empleados.

Este proceso viene vinculado a la necesidad de los mercados que están en constante evolución. Las organizaciones deben buscar generar la capacidad de responder a todos los cambios. Este un proceso que involucra al empleado y al patrono.

Entonces, podemos definir los programas de capacitación de una empresa como los nuevos conocimientos profesionales que se imparten a los ingresos de personal, a miembros de un área específica o de otra, donde buscan ampliar capacidades a través de herramientas oportunas.

Con la aplicación de este método de formación, la empresa logrará mejores resultados y aumentará su capacidad de atender situaciones de conflicto.

Ahora que conoces qué son los programas de capacitación en una empresa, te mostramos cuáles son los tipos que existen en las organizaciones de hoy.

Tipos de programas de capacitación en una empresa

Cada empresa debe identificar las necesidades de actualización y formación en cada una de las líneas de ejecución. De eso dependerá qué tipo de programa requiere implementar. Acá te presentamos una lista con las más utilizadas en esta era donde la tecnología no para de avanzar.

Programas de inducción

Hay un error frecuente en los departamentos de Recursos Humanos. Se creía que la inducción era sólo para nuevos ingresos. Mucho ha sido la discusión que ha derivado en la aseveración de que son módulos de formación para todo aquél que asume una nueva función, ya sea porque es un ingreso reciente de la empresa, porque cambia de área o hay alguna actualización en lugar donde ya se desempeña.

Estos programas de capacitación sirven para poner al día a todos al personal, tanto supervisores como supervisados. Incluye tecnologías, herramientas, procesos, procedimientos y reglamentos.

Para que sea una capacitación activa o positiva, es importante que quien imparte el programa de formación nunca pierda al receptor, por eso es recomendable que se brinde la información de forma atrayente, con la implementación de escenarios, concursos y simuladores.

En la mayoría de los casos, el empleado es quien requiere la inducción, es decir, que para poder cumplir con los objetivos, busca esa formación y es deber de la empresa brindársela de forma oportuna. Además, quien recibe el programa debe sentir que es la información que necesita para disipar sus dudas.

Para este tipo de entrenamiento hay que liberar de asignaciones a quien recibe la formación, porque permitirá dedicarse a asimilar correctamente el contenido de la actualización. Para la medición de la efectividad de lo impartido, es necesaria la retroalimentación entre el facilitador y el receptor.

La evaluación y autoevaluación es fundamental para decidir la continuidad de cualquier programa de inducción. La imposición de la capacitación no es recomendable.

Capacitación de productos

Lo primero que debemos entender en este tipo de programas de capacitación en una empresa es que hay funciones, procedimientos o manejos de maquinaria que requieren de actualizaciones o simplemente se incorporarán a las funciones de la organización. Por eso se habla de «producto», que en este caso sería sinónimo de servicios y programas.

Para la activación de esta formación, es necesario entender cuál es la meta que se plantea en el área que se desarrollará, porque de esta manera se puede precisar la capacitación adecuada.

Usualmente surge con la intención de dar una solución a algún problema o mejorar la ejecución de una tarea. También sirve para anticipar la respuesta a problemas que se han proyectado. En otros casos, nacen de la necesidad de actualizar programas o servicios. Pudiera generarse, además, por la creación de un área.

Cuando los departamentos entienden cuáles son sus necesidades, es mucho más fácil identificar cuál o cuáles son las capacitaciones que se requieren. Todo esto generará aprobación inmediata de los trabajadores y disposición de poner en práctica lo asimilado en la capacitación.

La sinergia entre teoría y práctica es fundamental para que el conocimiento de actualización de productos o la incorporación de ellos llegue de forma correcta. El ejercicio real o simulado ayuda a la consecución de la meta de la formación.

Una manera adecuada de saber que el entrenamiento fue positivo es la retroalimentación y los resultados posteriores a la aplicación. Servirá para conocer la incidencia de esta capacitación dentro de la organización.

Capacitación de habilidades blandas

Los trabajadores son entes integrales de una empresa, que cumplen una función en específico, de acuerdo a sus habilidades. Pero hay cosas que no se aprenden en las Universidades o en instituciones de formación. Esas son las habilidades blandas, que van muy relacionadas al sentido común o a la lógica.

Según LinkedIn, las empresas valoran mucho la capacidad de comunicación, la negociación, resolución de problemas, liderazgo, trabajo en equipo, paciencia, entre otras. Por esto, los esfuerzos de los departamentos de Recursos Humanos van dirigidos a la capacitación integral de su personal.

Sería un error pensar que todo trabajador deba saber desarrollar todas esas actitudes. Como empresa, es fundamental identificar los problemas que se generen de la mala aplicación de las habilidades blandas. Más allá de los recursos individuales que aporta un trabajador, es ideal fomentar el buen comportamiento.

Aprender a comunicarse y evitar problemas de convivencia, así como procurar el trabajo en equipo, son objetivos que se plantean a largo plazo en las empresas. Los ejemplos muestran que dejan resultados positivos.

También sería un error pensar que todo está dicho sobre las habilidades blandas, es decir, que el personal que ya fue capacitado sobre este tema ya no tiene que volver a ser llamado a la formación. Las formas de comunicación interna cambian, así como la actuación ante ciertos problemas. Si el mundo cambia, tu empresa también lo hará.

Como en los dos puntos anteriores, también es necesaria la supervisión constante de actividades para medir el cumplimiento de la meta. La retroalimentación es el camino para la evaluación y autoevaluación.

Capacitación de atención al cliente

¿Quién es el cliente de una empresa? Otra discusión habitual entre los expertos, pues en un principio se creía que el cliente era quien compraba o gozaba el servicio ofrecido por una organización, pero con el tiempo ese concepto cambió. Ahora se ve como cliente todo aquello que se beneficia de la compañía, sea externo o interno.

Por esa razón, todo empleado debe estar preparado para dar la cara por la empresa, para bien o para mal. Pero para que eso pase debe estar capacitado, pues sus acciones representarán un interés colectivo.

La capacitación de atención cliente viene directamente asociada a la actualización de las funciones de la empresa, ya sea de productos o de misión comercial. Usualmente esta inducción viene acompañada de los objetivos y metas de la organización.

Hay una palabra clave dentro de este proceso: convencer. Ser quien representa a la empresa es un papel que no todos están dispuestos a asumir, por ello es fundamental darle soporte al empleado y que se sienta capaz de realizar la tarea. Las herramientas lo llevarán a disipar las dudas.

La mejora en la relación con el cliente, sea interno o externo, será el resultado directo de este programa de capacitación. Pasará a ser una fortaleza, no solo individual, también del equipo. Una buena atención al cliente siempre marcará la diferencia y generará preferencia.

La aplicación de esta formación generará buenos ingresos y una correcta actitud de los empleados a la hora afrontar situaciones que ameriten la resolución de problemas.

Si ya llegaste hasta acá y aprendiste cuáles son los tipos de programas de capacitación en una empresa, te invitamos a que aprendas cómo desarrollar un programa de capacitación para tu empresa.

Partir de la necesidad y llegar a la solución

El mayor activo de una empresa son sus trabajadores y por ellos no es ilógico invertir en ellos, pues toda formación es también una inversión que se traducirá en mejores resultados.

Los programas de capacitación en una empresa vienen íntimamente ligados a la generación de repuestas y permitirá a la organización estar a la par o superar a sus competidores.

Desde el punto de vista interno, estos entrenamientos lograrán reconocimiento de los empleados, pues se valora bien a una gerencia que se preocupa por su personal. Y todo esto decanta en el sentido de pertenencia no forzado. Por estas razones, te invitamos a que desarrolles un programa de capacitación y acá te enseñamos cómo.

1. Identifica tu necesidad

Cualquier miembro del organigrama empresarial puede identificar una necesidad. Es tarea de todos dar soluciones a las debilidades que se presentan en la ejecución de las labores dentro de la organización.

Una vez que se plantea la necesidad, supervisores, CEO (Chief Executive Officer) y junta directiva deben conocer del requerimiento de capacitación que se generó en el área. También puede surgir por un análisis o evaluación promovida por los departamentos de Recursos Humanos.

Lo importante de este punto es conseguir un objetivo, ya sea por una incógnita preexistente o porque nació una oportunidad de negocios. Sea por la razón que sea, el próximo paso es trazar una meta.

Las empresas siempre buscan beneficios, reducción de costes, lograr eficiencia o incorporar un nuevo producto. Una vez que sepas qué es lo que se debe mejorar, es momento de avanzar en el desarrollo del programa de capacitación.

2. Define tus objetivos

No te vamos a decir que este es el paso más importante, pero sí al que debes poner mayor atención. Incluso, está basado en modelos exitosos de capacitación de personal.

Una vez identificada la necesidad o meta, ahora debes preguntarte: ¿Cómo hacerlo? Una capacitación viene de la mano de mejoras en el rendimiento o de la innovación. Para que esto ocurra, debes impartir conocimientos, mejorar habilidades blandas o procurar actitudes en tus clientes internos.

Mientras la meta se alcanza se crea una brecha de rendimiento (performance gap) que debe reducirse al máximo, pues el tiempo juega en contra cuando se trata de solucionar una debilidad empresarial. Todo se traduce en pérdidas y es lo que se quiere evitar.

Es común, entonces, plantearse la instalación de un nuevo software (programa), mejorar o incorporar una habilidad en un grupo de trabajo o la adecuación de términos, por cambios en la legislatura.

Los objetivos pedagógicos, basados en una metodología, pueden dividirse en cinco, según el modelo Smart. Se llama así por las siglas que se forman de la primera letra del nombre (en inglés) de cada uno de los tipos de planteamientos.

  • Específicos (Specific): Los conocimientos, habilidades y actitudes de los trabajadores de una empresa deben ser especificados y comprensibles para todos en la organización.
  • Medibles (measurables): Para medir la efectividad del programa de capacitación debes buscar una forma de cuantificar los resultados. Sólo así sabrás que los objetivos fueron logrados.
  • Alcanzables (achievables): Te invitamos a que seas realista, que no te pongas metas inalcanzables. La idea es que puedas llegar y así ver los resultados. Si no lo haces, puedes crear una frustración, en su mayoría, colectiva.
  • Relevantes (relevant): No sólo tienen que ser objetivos relevantes para la empresa, también para el cargo que ocupa el empleado. Debes verificar que sea oportuna la capacitación para no desviar los objetivos.
  • Plazo de tiempo (time-bound): Como ya te habíamos dichos, el tiempo es un factor determinante para el logro de los objetivos, por eso debes trazar plazos, pero que sean acorde al conocimiento a adquirir. Que duren lo requerido.

3. Identifica al personal meta

Identificada la meta y definidos los objetivos es necesario que escojas al personal meta, que será quien reciba la capacitación. Tienen que ser aquellos que tengan mayor contacto con la necesidad.

Identifica a todo aquel empleado que esté dispuesto a recibir una inducción, que usualmente marca la diferencia y está alineados con la resolución de un problema. Asegúrate que entiende el rol que desempeñará y lo determinante que será su actuación de ahora en adelante.

Para ello debes analizar su perfil académico y dentro de la organización. Además, tendrás que verificar que reconozca las necesidades y que está dispuesto a ser parte de la solución.

Es importante que seas sincero con el personal meta en cuanto a la duración del entrenamiento. Escúchalo para llegar a un acuerdo. Su voz es determinante, por algo lo seleccionaste.

4. Selecciona el plan de capacitación

Una vez que cumpliste con la identificación de la meta, la definición de los objetivos y seleccionaste al personal meta, ahora te queda escoger el plan de capacitación que vaya acorde a todo el proceso.

Recuerda que cualquier método que elijas dependerá de tu empresa y sus empleados, de las necesidades que nacieron durante esta identificación de debilidades y el tiempo que se tiene para trabajar en ello. Tomando en cuenta todo esto, te damos una lista de ítems que debes tener en cuenta a la hora de escoger el plan de capacitación:

  • Formato: Hay miles de acciones en el mercado de capacitación. Puede ser fuera de oficina o dentro de las instalaciones de tu empresa, aunque online es lo más recomendable, no sólo por ser más económica desde el punto de vista de producción, también es más motivadora.
  • Interacción: La sinergia entre profesores, manejo de contenidos y alumnos es fundamental para que no queden dudas. Que haya espacio para las respuestas es fundamental para afianzar los conocimientos.
  • División: Organizar el tiempo de formación es fundamental para que el programa no sea invasivo. Crear módulos de tiempo limitado es lo recomendable, así también el empleado es capaz de asimilar el contenido.
  • Variedad: Dales la posibilidad a los trabajadores de que escojan de una amplia gama de programas de capacitación de una empresa. Incluso, puedes invitarlo a que ayude a buscar opciones de entrenamiento.

5. Difunde tu programa de capacitación

Con el formato seleccionado, avanza en la divulgación. Este paso es importante y está vinculado directamente a la motivación que debes impartir dentro de la empresa. Acá deberás aplicar el marketing para tu cliente interno, y por qué no, que sirva para hacer promociones para tu cliente externo.

Apóyate en tu departamento de Relaciones Públicas o Comunicaciones. La intención es que uses todos los canales que tengas para difundir tu idea. Explica la metodología y los avances que conseguirán. Sé lo más visual posible, con la producción de videos, posters, infografías y mails.

Hazle saber a tu trabajador los beneficios profesionales y personales que obtendrá con el programa de capacitación. Trata de romper con los estereotipos de comunicación empresarial. Atrévete a usar el humor, el misterio y la sorpresa.

Por último, te recomendamos hacer un lanzamiento para tu cliente interno de lo se ha preparado para el personal seleccionado. Que toda la empresa sepa que inviertes en tu mayor activo: el trabajador.

6. Pon en marcha tu plan

Todo por lo que has trabajado se resumen en este paso. A esta altura debe estar todo en marcha y listo para que se inicie la capacitación. Para ello debes confirmar a los facilitadores y los participantes por varias vías. Hazle seguimiento a cada uno de ellos, para que puedan cumplir a las citas.

Para que todo se desarrolle sin complicaciones, debes asegurarte de que todo está listo para implementar la logística. Recuerda que debes garantizar maquinaria, conectividad y todo material que requiera el aprendiz.

Debes estar atento a que no haya inconvenientes a la hora de realizar el entrenamiento, pero, sobre todo, que esté acorde a lo planteado y a lo requerido. Es tu deber también comprobar asistencia, retención de contenidos y cumplimientos de los tiempos prometidos.

De no ser así, habrá que hacer las sugerencias pertinentes y posteriores cambios.

7. Haz feedback

En este paso ya la capacitación ha terminado y es momento de que realices una lectura de cómo estuvo la formación, así como determinar si hay algunas sugerencias para próximos entrenamientos.

Te recomendamos que utilices el método de Donald Kirkpatric, que se trata de medir la reacción, el aprendizaje, el comportamiento y los resultados.

El primero de ellos es para verificar si el entrenamiento estuvo acorde a los planteado y lo puedes hacer a través de encuestas. El segundo no es más que la verificación de lo aprendido en la práctica, que tiene que ver con el comportamiento, pues seguramente se buscaba algún cambio y debe notarse, de acuerdo a los plazos establecidos.

Es momento, además, de notar si hay resultados positivos y si se llegó a la meta. De ser así, comprobarás que los programas de capacitación de una empresa son vitales para el mantenimiento del éxito.

Ahora que llegaste hasta aquí y sabes qué tipo de programas debes implementar para innovar y mejorar en tu empresa, además conoces cómo desarrollar un programa de capacitación, ahora es momento de que sepas cuáles tecnologías deben utilizarse para lograr una correcta formación.

Un paso adelante en la capacitación

Para poder tener éxito, es necesario que identifiques herramientas acordes a la capacitación que deseas para tus empleados. La modernidad nos obliga a sumar tecnología a la formación. ¿Ha funcionado? Sí, es lo mejor que les ha pasado a los programas de entrenamiento.

Hay miles de plataformas, por lo que deberás escoger la que más se parezca a tu necesidad. Ten siempre en cuenta la trayectoria, la certificación que brinda y, por su puesto, el perfil de los facilitadores. Una vez hayas identificado todo esto, puedes escoger. Acá te presentamos algunas de las tecnologías que suelen usarse en los programas de capacitación.

  • Learning Management System (LMS): Es el predilecto de las empresas en la actualidad. Están enfocadas en crear soluciones, mediante gestión de aprendizaje. Son capaces de cumplir objetivos y crear cambios positivos. Dependerá del giro al que te dediques. En los tiempos que corren, hay gran variedad en torno a las tecnologías industriales.
  • Blended Learning (aprendizaje empresarial): Es una forma híbrida de entrenamiento, que incluye lo virtual y lo presencial. Algunas de las actividades tienen supervisión in situ, por lo que es un método poco invasivo.
  • Learning by doing (aprendiendo haciendo): Aprender mientras se hace es lo que está en boga. Ejercicios prácticos y simuladores son buenas formas de mantener activo al cerebro.
  • Softwares de evaluación: Te permitirán no sólo identificar la necesidad dentro de tu empresa, también te darán una evaluación de los objetivos posterior a la capacitación. Son programas basados en algoritmos.

Cada empresa que consultes presentará su programa. Lo importante es que sepas identificar cuál es el que requiere tu empresa. Los programas de capacitación son tan necesarios, que es imposible prevenir un tiempo para que se realicen. Sin embargo, te brindamos unos consejos que te ayudarán a saber cuándo debes recurrir a ellos.

Sentidos abiertos para identificar necesidades

Hasta aquí te mostramos todo lo que implican los programas de capacitación en una empresa. Es importante que apliques ciertos tips para que logres los objetivos y así poder llevar a tu empresa al lugar que siempre has querido.

  1. Realiza siempre una observación de las áreas. Eso te permitirá tener un panorama del estatus del rendimiento de las áreas y trabajadores.
  2. Actúa a tiempo. Una vez que identifiques cualquier necesidad en tu empresa, es necesario que busques implementar una capacitación.
  3. Escucha a todos. Para responder de forma oportuna debes escuchar a todos los que conforman la línea de trabajo. Ellos son quienes enfrentan las dificultades.
  4. Invierte sin miedo. Será siempre ganancia el desarrollo de programas de capacitación, así que no dudes en hacer cualquier inversión para tal fin.
  5. Déjate asesorar. Pedir un consejo a alguien que ha pasado por la misma necesidad en su empresa, siempre te ayudará a ver soluciones.

Es bueno saber que estás interesado en la capacitación de tu personal y estamos seguros que si llegaste hasta acá ya sabrás cómo hacerlo. Ahora te invitamos a que conozcas más de la plataforma LMS. Nos preguntamos: ¿reduce los costos de capacitación?

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